แบ่งการทำงานโปรแกรมออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่
งานธุรการ
-
บันทึกข้อมูลเจ้าของร่วม
-
งานพัสดุไปรษณีย์
-
งานประชุมใหญ่
งานรายรับ
-
รายรับค่าส่วนกลางและค่าเบี้ยปรับเงินเพิ่ม
-
รายรับค่าน้ำประปา
-
รายรับอื่น ๆ
งานรายจ่าย
-
รายจ่ายของนิติบุคคล
-
การจ่ายเงินสดย่อย
-
การจ่ายเงินทดรองจ่าย
SMART NITIโปรแกรมบริหารงานนิติบุคคลอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรรออนไลน์
งานธุรการ
ข้อมูลเจ้าของร่วม
รายงาน
-
ใบสรุปค่าใช้จ่ายค้างชำระ
-
รายการเดินบัญชีเงินฝากส่วนตัว
-
หนังสือทวงหนี้
-
หนังสือปลอดหนี้
-
รายงานรายชื่อเจ้าของร่วม
-
รายงานการถือครองกรรมสิทธิ์ของบุคคลต่างด้าว
-
รายงานการลงทะเบียนรถยนต์ใช้สิทธิจอดรถส่วนกลาง
-
รายงานผู้พักอาศัย แยกตามเพศ/สัญชาติ
SMART NITI รองรับการบันทึกข้อมูลของเจ้าของร่วมทั้งหมด และยังสามารถเก็บสำเนาเอกสารต่าง ๆ ในโปรแกรมได้อีกด้วย ช่วยให้ทางนิติบุคคลสามารถเก็บข้อมูลของเจ้าของร่วมได้อย่างเป็นระบบและไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหาย
ฟังก์ชั่นงานข้อมูลเจ้าของร่วม
-
บันทึกข้อมูลเจ้าของร่วม (ทั้งอดีตและปัจจุบัน)
-
บันทึกข้อมูลผู้พักอาศัย
-
บันทึกข้อมูลรถยนต์
-
บันทึกเอกสารที่เกี่ยวข้องในโปรแกรมได้ เช่น บัตรประชาชนเจ้าของร่วม อ.ช. 2, หรือโฉนดที่ดิน, สำเนาทะเบียนรถ
-
บันทึกสิทธิที่เจ้าของร่วมได้รับ เช่น บัตรจอดรถ, สติ๊กเกอร์รถยนต์, สิทธิจอดรถประจำ
งานพัสดุไปรษณีย์
รายงาน
-
ใบแจ้งให้มารับจดหมาย / พัสดุไปรษณีย์
-
รายงานลงชื่อรับพัสดุไปรษณีย์
-
รายงานพัสดุไปรษณีย์คงค้าง
จุดเด่นงานพัสดุไปรษณีย์ของ SMART NITI คือ การส่งข้อมูลหาเจ้าของร่วมผ่านทาง SMART NITI MOBILE APPLICATION ทำให้เจ้าของร่วมทราบทันทีที่มีจดหมายหรือพัสดุมาฝากไว้ที่นิติบุคคล และในอนาคต ยังสามารถปรับการทำงานส่วนงานพัสดุไปรษณีย์เป็นแบบ PAPERLESS ได้อีกด้วย
ฟังก์ชันงานพัสดุไปรษณีย์
-
บันทึกรับ - จ่ายพัสดุไปรษณีย์
-
ส่งข้อมูลพัสดุไปรษณีย์ค้างจ่ายไปผ่านอีเมล และไปแสดงบน SMART NITI MOBILE APPLICATION โดยอัตโนมัติ
-
ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านทางอีเมลเมื่อเจ้าของร่วมไม่มารับพัสดุไปรษณีย์ภายในเวลาที่กำหนด
การประชุมใหญ่ประจำปี
รายงาน
-
รายงานการลงคะแนนเสียงแต่ละห้องชุด
-
รายงานการคิดคะแนนเสียงรวม
-
รายงานสรุปการคิดคะแนนเสียง
SMART NITI จะช่วยให้เจ้าหน้าที่นิติจัดการประชุมใหญ่ให้เป็นระบบและโปร่งใสได้ง่ายขึ้น โดยเจ้าหน้าที่สามารถทำงานร่วมกันในการติดตามผู้เข้าร่วมประชุม และบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวกับการประชุมต่าง ๆ นอกจากนี้ โปรแกรมยังคำนวณผลการคิดคะแนนเสียงให้อีกด้วย
ฟังก์ชันงานประชุมใหญ่
-
บันทึกวาระการประชุม
-
บันทึกผลการติดตามเข้าร่วมประชุม
-
บันทึกลงทะเบียนเข้าประชุม
-
บันทึกผลการลงคะแนนเสียง
-
คำนวณผลการลงคะแนนอัตโนมัติ
งานรายรับ
ค่าส่วนกลาง
รายงาน
-
รายงานลูกหนี้ค้างชำระค่าส่วนกลาง
-
รายงานการแจ้งหนี้ค่าส่วนกลาง
-
รายงานเงินรับล่วงหน้าค่าส่วนกลาง
-
รายงานรายได้รับล่วงหน้าค่าใช้จ่ายส่วนกลาง
-
รายงานการแจ้งหนี้ค่าเบี้ยปรับส่วนกลาง
-
รายงานลูกหนี้ค้างชำระค่าเบี้ยปรับส่วนกลาง
SMART NITI รองรับการเรียกเก็บค่าส่วนกลางทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณค่าส่วนกลางที่มีรอบการเรียกเก็บไม่พร้อมกัน การคำนวณค่าส่วนกลางเรียกเก็บเจ้าของโครงการก่อนวันโอนกรรมสิทธิ์ และการคำนวณเบี้ยปรับเงินส่วนกลาง การทำงานของเจ้าหน้าที่ก็ง่าย โดยเจ้าหน้าที่สามารถออกใบแจ้งค่าส่วนกลางได้พร้อมกันทุกห้อง และใบแจ้งค่าใช้จ่ายจะถูกส่งผ่านทางอีเมลและ SMART NITI MOBILE APPLICATION โดยอัตโนมัติ
ฟังก์ชั่นค่าส่วนกลาง
-
คำนวณค่าส่วนกลางของเจ้าของร่วม
-
คำนวณค่าส่วนกลางของเจ้าของโครงการ
-
คำนวณเบี้ยปรับเงินส่วนกลาง
-
ออกใบแจ้งค่าส่วนกลางและส่งใบแจ้งค่าใช้จ่ายผ่านทางอีเมลและ SMART NITI MOBILE APPLICATION
ค่าน้ำประปา
รายงาน
-
รายงานลูกหนี้ค้างชำระค่าน้ำประปา
-
รายงานการแจ้งหนี้ค่าน้ำประปา
การทำงานส่วนของค่าน้ำประปาของ SMART NITI ก็ไม่มีความยุ่งยากซับซ้อน เจ้าหน้าที่เพียงแค่บันทึกมิเตอร์น้ำประปาและออกใบแจ้งค่าน้ำประปาพร้อมกันทุกห้องชุด จากนั้น ใบแจ้งค่าน้ำประปาจะถูกส่งไปให้เจ้าของร่วมทางอีเมลและ SMART NITI APPLICATION โดยอัตโนมัติ
ฟังก์ชันค่าน้ำประปา
-
คำนวณค่าน้ำประปาอัตโนมัติ (มีการแจ้งเตือนกรณีค่าน้ำต่างจากเดือนก่อนหน้าแบบผิดปกติ)
-
ออกใบแจ้งค่าน้ำประปาและส่งใบแจ้งค่าใช้จ่ายผ่านทางอีเมลและ SMART NITI MOBILE APPLICATION
เงินกองทุน
รายงาน
-
รายงานเงินกองทุน
-
รายงานเงินกองทุนค้างรับ
โปรแกรม SMART NITI อำนวยความสะดวกให้เจ้าหน้าที่ในการเรียกเก็บเงินกองทุนทั้งในวันจัดตั้งนิติบุคคล และเงินกองทุนที่อาจจะเรียกเก็บเพิ่มในภายภาคหน้า ใบแจ้งเงินกองทุนจะถูกส่งไปให้เจ้าของร่วมทางอีเมลและ SMART NITI APPLICATION โดยอัตโนมัติ
ฟังก์ชันเงินกองทุน
-
บันทึกรายละเอียดเงินกองทุน ณ วันจัดตั้งโดยอัตโนมัติ
-
กรณีมีเงินกองทุนเรียกเก็บเพิ่ม สามารถตั้งค่าได้ว่าจะเพิ่มเงินส่วนดังกล่าวเข้ากองทุนหรือไม่
เงินค้ำประกันตกแต่งห้องชุด
รายงาน
-
รายงานเงินค้ำประกันตกแต่งห้องชุด
-
รายงานรายรับค่าตกแต่งห้องชุด
โปรแกรม SMART NITI รองรับการเรียกเก็บเงินค้ำประกันตกแต่งห้องชุดและรายรับค่าตกแต่งห้องชุด เพื่อให้มีระบบที่โปร่งใส เงินค้ำประกันจะต้องถูกบันทึกในโปรแกรม จึงจะมีการโอนเงินคืนเมื่อเจ้าของร่วมตกแต่งห้องชุดเสร็จได้
ฟังก์ชันเงินค้ำประกันตกแต่งห้องชุด
-
ระบบรองรับการรับ - จ่ายเงินค้ำประกันตกแต่งแยกแต่ละห้องชุด
-
ตรวจสอบการเรียกเก็บเงินค่าตกแต่งห้องชุดและการจ่ายคืนเงินค้ำประกันตกแต่งห้องได้
รายรับอื่น ๆ
รายงาน
-
ไม่มี
นอกจากรายรับต่าง ๆ ที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว โปรแกรม SMART NITI ยังรองรับการเรียกเก็บรายรับอื่น ๆ ด้วย โดยเจ้าหน้าที่สามารถมาเปิดใบแจ้งค่าใช้จ่ายเพื่อส่งให้ลูกค้า หรือลงรับเงินเลยก็ได้
ฟังก์ชันรายรับอื่น ๆ
-
ออกใบแจ้งค่าเบี้ยปรับอื่น ๆ
-
ออกใบแจ้งค่าใช้พื้นที่ส่วนกลาง
-
ออกใบแจ้งค่าจอดรถ
-
ออกใบแจ้งค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
-
รับเงินค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าทำบัตร ค่าสติ๊กเกอร์ ฯลฯ
การบันทึกรับเงิน
รายงาน
-
รายงานการจัดทำใบเสร็จรับเงินประจำวัน
-
รายงานนำเงินสดและเช็คฝากธนาคาร
-
รายงานเงินโอนไม่ทราบชื่อ
-
รายงานการรับเงินจากเจ้าของร่วมที่ไม่ทราบชื่อ
-
รายงานเงินฝากส่วนตัว
-
รายงานเงินเรียกเก็บตามวัตถุประสงค์
การรับเงินของโปรแกรม SMART NITI ใช้งานง่าย และรองรับการรับเงินหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเงินโอนไม่ทราบชื่อ เงินฝากส่วนตัวของเจ้าของร่วม ผลต่างจากการชำระเงิน และยังมีระบบตรวจสอบการนำเงินสดฝากธนาคารของเจ้าหน้าที่นิติบุคคลด้วย โดยหลังจากที่เจ้าหน้าที่บันทึกรับเงินแล้ว ใบเสร็จจะถูกส่งไปให้เจ้าของร่วมทางอีเมลและ SMART NITI APPLICATION โดยอัตโนมัติ
ฟังก์ชันรายรับอื่น ๆ
-
บันทึกหลักฐานการโอนเงินลงในโปรแกรมได้
-
เจ้าของร่วมสามารถส่งหลักฐานการชำระเงินผ่านทาง SMART NITI APPLICATION ได้
-
บันทึกรับเงินโอนไม่ทราบชื่อได้ จึงสามารถจัดการงานประจำวันให้เสร็จได้ทุกวัน
-
บันทึกรับชำระเงินบางส่วนได้
-
ระบบแสดงเงินสดคงเหลือที่ยังไม่ได้ฝากเข้าธนาคารและระยะเวลาที่พนักงานนิติบุคคลถือเงินสดไว้ก่อนนำฝากธนาคาร
-
ระบบรองรับการรับฝากเงินจากเจ้าของร่วม (สมาชิก) เพื่อใช้หักค่าใช้จ่ายในอนาคตที่อาจจะเกิดขึ้น
-
สามารถตรวจสอบยอดค้างชำระของเจ้าของร่วม (สมาชิก) แต่ละห้องชุด (แปลงจำหน่าย) ได้
-
ออกใบแจ้งค่าใช้จ่ายและใบเสร็จรับเงินเป็นภาษาอังกฤษได้
-
เปลี่ยนชื่อ - ที่อยู่ที่ใช้ออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินได้
-
ส่งใบเสร็จรับเงิน ให้เจ้าของร่วม/สมาชิก ทางอีเมล์ และ โทรศัพท์มือถือ
งานรายจ่าย
การจ่ายเงินด้วยเช็ค
รายงาน
-
รายงานการจ่ายเงินเรียงตามธนาคาร
-
รายงานการจ่ายเงินแยกตามวันที่
SMART NITI รองรับการบันทึกรายจ่ายของนิติบุคคลทุกรูปแบบ สำหรับรายจ่ายรายเดือน เจ้าหน้าที่สามารถบันทึกข้อมูลบริษัทคู่สัญญา รายละเอียดค่าสาธารณูปโภคต่าง ๆ และกลับมาย้อนดูตารางรายจ่ายแต่ละประเภทได้ ซึ่งจะช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดทำงบประมาณประจำปีได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ โปรแกรมยังคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และออกรายงานภงด. 3 และ ภงด. 53 ให้โดยอัตโนมัติอีกด้วย
ฟังก์ชั่นการจ่ายเงินด้วยเช็ค
-
บันทึกรายจ่ายบริษัทคู่สัญญาแต่ละรายเป็นรายเดือน พร้อมคำนวณยอดชำระเงินสุทธิ
-
บันทึกรายจ่ายค่าสาธารณูปโภคแต่ละรายเป็นรายเดือน พร้อมคำนวณยอดชำระเงินสุทธิ
-
บันทึกรายจ่ายอื่น ๆ พร้อมคำนวณยอดชำระเงินสุทธิ
การจ่ายเงินด้วยเงินสดย่อย
รายงาน
-
รายงานเบิกชดเชยเงินสดย่อย
อีกฟังก์ชันสำคัญในส่วนงานรายจ่ายของโปรแกรม SMART NITI คือ การจ่ายเงินด้วยเงินสดย่อย ช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถทำงานได้อย่างมีระบบมากขึ้น โดยถ้าเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลตามจริง จะทำให้ทราบเงินสดย่อยคงเหลือ ณ ปัจจุบัน โปรแกรมจะออกใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยพร้อมลงบัญชี และออกใบสำคัญคู่จ่ายเงินสดย่อยให้อัตโนมัติ เจ้าหน้าที่สามารถทำเรื่องเบิกชดเชยเงินสดย่อยได้ทันที โดยไม่ต้องจัดทำรายงานใหม่
ฟังก์ชันการจ่ายเงินด้วยเงินสดย่อย
-
ระบบรองรับการจ่ายเงินสดย่อย พร้อมจัดทำรายงานแยกประเภทค่าใช้จ่ายสำหรับบันทึกบัญชี
-
บันทึกเบิกชดเชยเงินสดย่อย
การจ่ายเงินทดรองจ่าย
รายงาน
-
รายงานเงินทดรองจ่าย
ระบบเงินทดรองจ่ายของ SMART NITI ช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถทำงานได้อย่างมีระบบมากขึ้น โดยถ้าเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลตามจริง จะทำให้ทราบค่าใช้จ่ายและเงินคงเหลือ ณ ปัจจุบัน โดยไม่ต้องรอการเคลียร์เงินทดรองจ่าย และโปรแกรมยังออกรายงานที่เกี่ยวข้องให้โดยอัตโนมัติอีกด้วย
ฟังก์ชันการจ่ายเงินทดรองจ่าย
-
บันทึกเบิกเงินทดรองจ่าย
-
บันทึกรายละเอียดการจ่ายเงิน
-
บันทึกคืนเงินทดรองจ่าย
-
บันทึกเบิกเงินทดรองจ่ายเพิ่มเติม
บันทึกการจ่ายเงิน
รายงาน
-
รายงานการโอนเงินระหว่างธนาคาร
-
รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ระบบการจ่ายเงินของ SMART NITI รองรับการตั้งหนี้ ออกเช็ค และการบันทึกเช็คจ่ายผ่าน โดยโปรแกรมจะจัดทำใบสำคัญตั้งหนี้และใบสำคัญจ่ายให้โดยอัตโนมัติ
ฟังก์ชันการบันทึกการจ่ายเงิน
-
บันทึกโอนเงินระหว่างธนาคาร
-
บันทึกการออกเช็ค / ตัดบัญชี
-
บันทึกเช็คจ่ายผ่าน / ตัดบัญชีสำเร็จ
หลักการทำงานของโปรแกรม SMART NITI
หลักการทำงานของโปรแกรม คือ
-
เจ้าหน้าที่ Front Office บันทึกข้อมูลต่าง ๆ ด้านงานธุรการ งานรายรับ งานรายจ่าย
-
โปรแกรมบันทึกบัญชีและออกรายงานที่เกี่ยวข้อง งบกระแสเงินสด และงบการเงินโดยอัตโนมัติ
-
เจ้าหน้าที่ Back Office ตรวจสอบการทำงานของเจ้าหน้าที่ Front Office โดยการตรวจสอบรายงานต่าง ๆ กับบัญชีแยกประเภทและ Bank Statement
ดังนั้น นอกจากรายงานข้างต้นแล้ว ยังมีรายงานอื่น ๆ และงบการเงินที่โปรแกรม SMART NITI ยังออกให้อัติโนมัติอีก ดังนี้